L’Agence 7in recherche pour l’un de ces clients à Fontaine Assistant Administratif Polyvalent.

La personne en charge de ce poste devra savoir travailler sur plusieurs pôles et être polyvalente dans ses taches.
4 pôles majeurs sont identifiés :
Les Appels d’Offres / Les expertises / Les Litiges – Assurances / Les contrats de sous-traitance

PRINCIPALES MISSIONS :
Pour la partie Appels d’Offres : (En collaboration avec le responsable des études de Prix et la Direction)
– Constituer les dossiers des AO identifiés par la Direction et les transmettre au bureau d’étude.
– Remettre / Déposer sur plateformes les offres établies par le BE accompagnées des différents documents administratifs demandés.
– Enregistrer les AO.
– Organiser la passation du dossier au service travaux quand affaire remportée.

Pour la partie expertises : (En collaboration avec le conducteur de travaux affecté aux expertises)
– Gestion des convocations et des rapports suite à expertise.
– Envoi de rapports rédigés par le CDTVX.
– Transmission des réponses du CDTVX suite à la réception des rapports contestés/qui demandent des compléments de la par les experts.
– Communication sur les dossiers avec l’assurance (points sur les dossiers et les franchises à régler).
– Retranscription des devis donnés par le CDTVX responsable pour envoi.

Pour la partie litige/Assurances étanchéité : (En collaboration avec les CDTVX et la Direction)
– Réceptionner les assignations et les mises en demeure. Prendre contact avec notre protection juridique ou avec un avocat.
– Suivre le dossier : communication avec les avocats et la protection juridique, réponse suite à la réception de conclusions et de rapports, recensement des affaires et rédaction du suivi.
– Suivre les factures des avocats et leur prise en charge par notre protection juridique.

Pour la partie contrats de sous-traitance : (En collaboration avec les CDTVX de Travaux)
– Rédaction des contrats de sous-traitances selon les demandes des CDTVX.
– Identification des besoins administratifs imposés par les Maitres d’Ouvrage.
– Rassemblement des éléments demandés, construction des dossiers et envoi aux Maitres d’Ouvrage ou d’Oeuvre.
– Suivi des dossiers administratifs des sous-traitants et relances des documents obligatoires -Veille administrative.

Connaissances impératives :
– Informatique : Logiciel de messagerie électronique, EXCEL et WORD.
– Bonne communication orale et écrite.
– Savoir organiser son travail en fonction des priorités et des degrés d’urgence.
– Etre capable de s’adapter à différents types d’interlocuteurs externes et internes (Architectes, Maître d’ouvrages, clients privés, …).
– Autonomie, rigueur, savoir travailler en équipe
– La connaissance du bâtiment serait un plus.
Poste à pourvoir rapidement afin d’organiser un recouvrement de au moins 1 mois avec la personne en poste.

Poste sur 35 Heures, du lundi au vendredi